NotebookLMで議事録短縮！自動整理で効率化

NotebookLMで会議議事録と資料管理を効率化！あなたも簡単に「時短」＆「自動作成」にチャレンジ

ビジネスの現場や学校の部活動、また日常のチーム活動など、議事録作成にかかる時間や手間にお悩みではありませんか？今回は、誰でも簡単に利用できる「NotebookLM」の特徴と、特に知られざる「裏プロンプト」を使った便利な活用法をご紹介します。専門用語が飛び交う中でも、わかりやすい言葉で解説しますので、高校生や社会人の初心者、そしてITに詳しくない方でも安心して取り組める内容です。

NotebookLMとは？わかりやすい基本解説

NotebookLMは、音声データや会議資料をアップロードするだけで、効率的に議事録や資料の整理ができるツールです。多くのビジネスパーソンが利用している背景には、「作業時間の大幅な短縮」や「自動化によるミス軽減」があり、忙しい現代人にとって強い味方となっています。特に、会議中の発言を誰がどのように述べたのかを自動で整理してくれる機能は、多くの方に支持されています。

NotebookLMの基本的な使い方

最初に用意するものは、会議の音声データやメモ、資料などです。以下の3つのステップで、NotebookLMの力を体感してください。

1. 必要な資料をアップロードする

まず、Googleドライブなどに保管している会議資料や録音データをNotebookLMにアップロードしましょう。アップロード作業は非常にシンプルで、ドラッグ&ドロップ操作で完了します。難しい設定は一切ありませんので、普段からパソコンを使っている方ならすぐに取り扱えます。

2. 自動議事録作成用のプロンプトを入力

NotebookLMでは、ただ資料をアップロードするだけではなく、特定のプロンプトを入力することでさらに高度な自動整理が可能になります。例えば、下記のプロンプトを利用すると、発言者ごとに整理され、背景情報や意図まで詳しく抽出されます。

「この会議の内容を、発言者ごとに整理し、各発言の背景や意図も含めて要約してください。特に決定事項やアクションアイテムは明確に分けて出力してください。」

このプロンプトのおかげで、ただのテキスト起こしではなく、会議の流れや重要ポイントが見やすくまとめられ、後からの確認もスムーズになります。

3. 自動分類と要約の確認

プロンプトの入力後は、NotebookLMが自動で発言者ごとに内容を整理・分類してくれます。結果をチェックすることで、必要な部分だけをすぐにピックアップできる点が非常に便利です。これにより、従来の手作業で議事録をまとめる手間を大幅にカットできます。

裏プロンプトの使い方とその効果

ここまでで、基本的な使い方がお分かりいただけたと思いますが、さらにNotebookLMの真価を発揮するのが「裏プロンプト」の活用です。多くのユーザーは、単に資料をアップロードするだけで満足してしまいがちですが、実は裏プロンプトを活用することで、情報の整理や抽出が一段と精度良く行えます。

裏プロンプトで何ができるの？

裏プロンプトを使うと、各発言の背景や意図まで自動で抽出してくれるため、その場の議論の流れがより詳しく、そして正確に記録されます。例えば、発言の裏にある思考や決定した理由まで把握できますので、後から「なぜこの決定がなされたのか？」といった疑問に対しても、しっかりと答えが見つかります。

簡単な入力手順で驚くほどの時短実現

具体的な使い方は、前述のプロンプト入力方法と同じですが、ポイントは「発言者ごとの整理」と「背景説明の自動抽出」です。これにより、以前は議事録作成に1時間以上かかっていた作業が、わずかな操作で15分に短縮できるという実績もあります。ITリテラシーに自信がなくても、シンプルな操作で即実践できるので、多くの初心者にとっても大きな助けとなります。

具体的な活用事例と成功の秘訣

実際にNotebookLMを利用している企業では、月例会議の議事録作成が劇的に効率化されています。ある会社では、従来1時間かかっていた作業が、NotebookLMの裏プロンプトを活用することでわずか15分に短縮されました。これにより、会議後の確認作業だけでなく、決定事項の共有や次回のアクションプラン作成もスムーズに行われるようになりました。

また、議事録作成だけに留まらず、契約書の解析やその他の書類処理にも応用が試みられています。例えば、契約書の重要な条項を自動で抜き出す機能を利用すれば、膨大な契約書類の中から必要な情報だけを素早く抽出することができ、業務効率がさらに向上します。

注意点と効果を最大限に発揮するコツ

NotebookLMの魅力はたくさんありますが、効果を最大限に発揮するためにはいくつかの注意点も存在します。まず、アップロードする音声データや資料の品質が低いと、正確な文字起こしが困難になる場合があります。そのため、クリアな音声データを用意することが大切です。

また、複数の発言者がいる会議の場合は、発言者の名前や役職などをあらかじめ整理しておくと、後からの自動抽出がより正確になります。特に、会議中に発言者の識別が難しいケースでは、事前にメモなどで発言者の情報を補足しておくと良いでしょう。

さらに知っておきたい便利な使い方

NotebookLMは基本の議事録作成だけでなく、複雑な契約書の解析にも応用可能です。契約書の解析では、重要な項目を自動で抽出する仕組みを活用すれば、膨大な文章の中から本当に必要な部分だけを迅速に取り出すことができます。この機能は、法務部門や経理部門など、多忙なビジネスパーソンにとって非常に有益です。

また、仕事の時短だけでなく、日常の日程管理やタスク整理にも応用が可能です。自動で情報を整理してくれるNotebookLMを活用することで、普段の業務のみならず、プライベートのスケジュール管理も効率的に行えるようになります。ITリテラシーに自信がない方でも、直感的な操作で取り組めるため、初めての方でもすぐに結果を実感できるはずです。

実践するための最後のアドバイス

ここまでNotebookLMの基本的な使い方と、裏プロンプトを活用した高度な事例を解説してきました。議事録の作成や情報整理にかかる手間を大幅に省くこのツールは、誰にでもチャレンジできるシンプルさが魅力です。まずは、クリアな音声データ・資料の用意から始め、上記のプロンプトを試してみましょう。もし初めて使う場合でも、画面の指示に従いながら操作できるため、安心して取り組むことができます。

これまで「自分には難しい」と感じていた議事録作成も、NotebookLMを使えばすぐに解決できるはずです。さらに、業務を効率化するための小さな工夫が、結果として大きな時間の節約に繋がります。ぜひ、一度実際の操作を試して、あなた自身の仕事や学びのスタイルに取り入れてみてください。

さあ、あなたもNotebookLMを使って、簡単かつ正確な議事録作成にチャレンジしてみませんか？今すぐ始めて、あなたの作業効率を劇的にアップさせましょう！