NotebookLMで会議録・営業効率化を実現

NotebookLMで業務効率化！使い方とコツの全貌

Googleの無料AIノートツール「NotebookLM」は、仕事のスピードアップと効率化を狙う方々におすすめです。シンプルな操作で誰でも扱いやすく、会議の議事録作成やプロジェクト管理、さらには営業現場でのトークスクリプト自動生成など、様々なシーンで活用できます。ここでは、高校生や社会人3年目、またITリテラシーに自信がない40代・50代の方々でもすぐに実践できる内容として、NotebookLMの基本機能から意外な裏技まで、分かりやすく解説していきます。

はじめに：NotebookLMとは？

NotebookLMは、Googleが提供する無料のAIノートツールです。これひとつで、議事録作成、プロジェクト進捗の把握、営業トークの作成など、様々な業務プロセスを自動化・効率化できる点が大きな魅力です。特に、会議議事録の自動要約や、アップロードした資料・音声データからの重要ポイントの抽出機能は、忙しいビジネスマンにとって救世主となることでしょう。

会議議事録の自動要約で大幅な時間短縮

会議内容の整理とミス防止

会議中は、多くの情報が飛び交い、後で何が決まったのか確認するのに苦労することが少なくありません。NotebookLMでは、会議資料や音声データをアップロードし、「決定事項は？」「次回までのタスクは？」といったシンプルな質問を入力するだけで、重要なポイントやタスクが自動的に抽出されます。これにより、従来の手作業による議事録作成の手間が大幅に削減され、ミスも防止されるため、誰でも安心して会議に集中できます。

例えば、会議後のフォローアップやタスクの進捗確認にかかる時間が大幅に減少し、全体の業務効率が向上するのはもちろん、情報の抜け漏れがなくなる点も魅力です。操作も直感的なため、ITに詳しくない方でも安心して利用することができます。

プロジェクト管理で業務をスムーズに進行

資料一元管理による状況把握

NotebookLMのもう一つの強みは、プロジェクト進捗管理です。計画書やToDoリスト、議事録など関連資料を一つにまとめてアップロードするだけで、AIが「現在どこまで進んでいる？」「問題点は？」といった問いに対し、今の状況を瞬時に可視化してくれます。これにより、チーム全体での情報共有が格段にスムーズになり、タスク管理や意思決定の迅速化につながります。

たとえば、プロジェクトの進捗状況が一目でわかるため、メンバー間での認識のずれが解消され、次のアクションや対応すべき課題にもすぐに取り組めるようになります。また、資料が一元管理されているので、新しいメンバーが参加しても、過去のデータを簡単に参照でき、スムーズに業務に溶け込むことが可能です。

営業トーク自動生成で新人の育成と業務効率化

過去の資料を活用したトーク作成

営業の現場では、過去の提案書やパンフレットをベースに、説得力のあるトークが求められます。しかし、経験の浅い新人にとっては、どの部分をどう話せばよいのか悩むことも多いでしょう。NotebookLMでは、これらの資料を基に、自動でトークスクリプトを生成する機能が備わっています。これにより、誰でも安心して営業活動に取り組むことができ、教育コストの削減にも大きく貢献します。

この機能を使えば、過去の成功事例や提案内容を元に、必ず押さえるべきポイントが整理されたトークスクリプトが手に入ります。新人の不安を解消し、短期間で自信を持って営業に臨むことができるようになるため、会社全体としてもパフォーマンスの向上が期待できます。

社内ナレッジベースとしての活用法

FAQチャットボットを活用した問い合わせ対応

NotebookLMは、社内での問い合わせ対応にも役立ちます。たとえば、人事や総務などの分野でよくある問いに対して、あらかじめFAQ資料をノートブックにまとめておけば、社員が「○○の手続きってどうする？」と質問するだけで、根拠となる回答が瞬時に返ってくる仕組みを構築できます。これにより、問い合わせ対応にかかる工数が大幅に削減され、社員の生産性向上につながります。

また、こうした仕組みは、情報共有の一貫としても有効です。新人や経験が浅いスタッフも、すぐに正確な情報にアクセスできるため、安心して業務を遂行することができます。さらに、一度構築すれば、業務フローに沿った問い合わせ対応の自動化が実現でき、社内全体の業務効率が向上します。

意外な裏技：知られざるNotebookLMの活用方法

AIによる文書の要約と自動整理

多くのユーザーが基本機能に注目する中、NotebookLMにはさらに知っておくと得する使い方があります。たとえば、業務上大量の情報が散乱している場合、複数の文書やメール、報告書などをまとめて一括でアップロードし、要約してもらうことで、重要なポイントをすぐにピックアップすることが可能です。これにより、いわゆる「情報の整理」にかかる時間を大幅に短縮できます。

また、ノートブックに過去の議事録や対応履歴を蓄積し続けることで、AIがそのパターンを学習。次回以降の議事録作成や問い合わせ対応において、より高精度な自動要約・自動抽出を実現してくれます。これにより、業務の現状を継続的に把握し、改善提案を自動で提示するようなシステムも、将来的には構築可能になるかもしれません。いずれにしても、この技術の進化により、誰でも手軽に情報整理が行える時代が到来しているのです。

また、こういった裏技的な使い方は、業界内でまだ広く認知されていないため、早期に取り入れることで、競争力の向上に大いに貢献できると考えられます。実際、ノートブックを活用することで得られるメリットは、業種や職種を問わず誰にとっても大きく、今すぐ試してみる価値があります。

まとめ：NotebookLMで自分の働き方を変えよう

NotebookLMは、シンプルで誰でも扱え、かつ多彩な機能を持つツールです。会議議事録の自動要約で時間のムダを省き、プロジェクト管理によってチーム全体の状況を把握、営業トーク自動生成で新人も安心して業務に挑戦できる環境を整え、さらに社内FAQチャットボットとして問い合わせ対応の効率化を実現できます。これらすべてが無料で利用できるため、まずは気軽に試してみるのがおすすめです。

日常業務の中で「もっと時間があれば…」「情報整理がうまくできなかった」という悩みを持つ方にとって、NotebookLMはまさに救世主となるツールです。ITが苦手な方でも、直感的な操作で使いこなせる点が大きな魅力となっていますので、ぜひ一度、その手軽さと効果を実感してみてください。

外部リンク一覧

まとめと今後の挑戦への呼びかけ

これまでNotebookLMがもたらす業務効率化のメリットや、会議録自動要約、プロジェクト進捗の可視化、新人支援に役立つ営業トーク自動生成、そして問い合わせ工数削減のためのFAQチャットボット活用方法について詳しく見てきました。どの機能も一見難しそうに思えるかもしれませんが、実際に手を動かしながら体験することで、誰でもその効果を実感できるはずです。

業務改善に向けて一歩踏み出すのは、決して難しいことではありません。あなたもNotebookLMのシンプルでパワフルな機能を活用し、日々の業務や学習、チーム運営に取り入れてみてください。もしかすると、これが今までの働き方を大きく変えるきっかけになるかもしれません。さあ、今すぐNotebookLMを試して、新たな働き方にチャレンジしてみましょう！