NotebookLMで議事録自動要約と業務効率化

NotebookLMで仕事を効率化する方法：誰でも実践できるシンプルな活用法

NotebookLMは、Googleが提供するAIノートツールです。提供された資料をもとに動作するため、情報の正確さが保たれ、必要なポイントを漏らさず抽出できるのが特長です。これから、初心者でも実際に使いやすいNotebookLMの機能と、業務の中でどのように活用できるかを、わかりやすい言葉でご紹介します。

NotebookLMとは？

NotebookLMは、あらかじめアップロードした資料や録音データ、議事録などをもとに、AIが自動で情報を整理・抽出してくれるツールです。使い方はとてもシンプルで、例えば会議の後に、資料をアップロードし「決定事項は何か」や「次のタスクはどこか」といった具体的な質問をするだけです。すると、AIがその資料から重要な情報をピックアップし、すぐに分かりやすい形式で表示してくれます。

会議議事録の自動要約機能

従来、会議終了後に膨大な議事録を手でまとめる作業はとても大変でした。しかし、NotebookLMでは、会議の録音やメモ、関連資料をアップロードするだけで、AIが自動的に要点を整理してくれます。たとえば、以下のような手順で活用できます。

基本的な操作の流れ

会議の録音データやスライド、メモなどの資料を用意する
それらの資料をNotebookLMにアップロードする
「今回の決定事項は何ですか？」、「次のタスクは何ですか？」といった簡単な質問を入力する
AIが自動で情報を整理し、要約結果を提示する

この自動要約機能を利用することで、手作業で作成していた議事録の時間を大幅に削減でき、会議の後のフォローアップや次回の準備に多くの時間を割くことが可能になります。

ノートブック一元管理によるプロジェクトの見える化

複数の会議やプロジェクトで使われる資料が散在していると、進捗が見えにくくなりミスも起こりやすくなります。NotebookLMでは、複数回にわたる会議資料をひとつのノートブックにまとめることができ、進捗状況や解決すべき課題を一目で確認できるようになります。

効果的なプロジェクト管理のコツ

例えば、各会議で議論された内容や、後で必要となるアクションアイテムをひとつのノートブックにまとめることで、担当者全員が最新の情報を共有できます。これにより、情報の抜け漏れを防ぎ、チーム全体で認識を一致させることが容易になります。

営業トークスクリプトの自動生成で新人教育をサポート

営業資料や提案書といった過去の資料を取り込むと、NotebookLMはそれらを解析して、新人でもすぐに使える営業トークスクリプトを自動で生成する機能があります。これにより、営業活動の準備時間を短縮し、提案の質を向上させることが可能です。

具体的な活用方法

まず、過去の成功事例や営業資料をNotebookLMに取り込むことで、AIは共通するパターンや言い回しを学習します。その結果、具体的なシチュエーションに応じたトークスクリプトが生成されるため、特に新人や経験の浅いスタッフにも分かりやすく、即戦力となる営業スキルの習得を支援します。

実際に使ってみるための注意点とポイント

NotebookLMを最大限活用するためには、いくつかのポイントがあります。まず、アップロードする資料は正確な情報が記載されているものに限定することが大切です。信頼性のあるデータを基にすることで、AIが正確な要約や抽出を行えます。

使い方のポイント

資料の整理: 不要な情報が混在しないように、資料を事前に整理しておく。
具体的な質問: 「決定事項は何ですか？」など、具体的な質問をすることで、AIが的確な回答を返しやすくなる。
フィードバック: 出力された情報を確認し、必要に応じて補足情報を加えることで、今後の自動抽出の精度が向上する。

また、ツール自体は直感的に操作できる仕組みになっており、初めて触る人でもすぐに慣れることができます。実際に使ってみると、日常業務の中で「これなら自分でもできる！」という実感が得られるでしょう。

NotebookLMを活用するコツとまとめ

NotebookLMは、会議議事録の作成、プロジェクト進行の管理、営業資料の活用など、様々な業務において役立つツールです。シンプルな操作で業務効率を大幅にアップさせることができるため、ITリテラシーに自信がない方でも安心して活用できます。

ここまで紹介した内容を実践することで、日常の業務がよりスムーズになり、チーム全体の連携も強化されるはずです。まずは、身近な会議やプロジェクトからNotebookLMを取り入れてみてはいかがでしょうか？

あなた自身が実際に体験することで、業務改善の具体的な効果を実感できるはずです。ぜひ、このシンプルな操作と効果を試して、日々の仕事に取り入れてみてください。

外部リンク一覧

今すぐNotebookLMを試して、あなたの仕事の進め方を変えてみましょう！新しいツールにチャレンジすることで、日常業務がもっとスマートに、そして効率的に進むはずです。自分のペースで操作に慣れて、活用方法を探ってみてください。ご不明点があれば、ぜひ気軽に情報を集めたり、実際の操作を体験してみることから始めましょう！