NotebookLMで会議議事録自動化―業務効率大幅改善

NotebookLMで実現する会議議事録自動化！―作業効率を劇的にアップさせる新たな一手

日常の業務や会議後の議事録作成、さらには営業資料のまとめといった作業にかかる手間に悩んでいませんか？ここでは、Googleが提供するAIノートツール「NotebookLM」を使い、誰でも簡単に会議議事録の自動化やその他の業務効率化が実現できる方法をご紹介します。中高生から社会人3年目、さらにはITリテラシーに自信のない40代、50代の方でも取り組める内容となっておりますので、安心してチャレンジしてみてください。

NotebookLMとは？

NotebookLMは、従来の手作業で行っていた会議議事録やタスクの整理を、AIが代わりに行ってくれるノートツールです。会議中の音声文字起こしや、動画URLを読み込むだけで、重要な決定事項、今後のタスク、解決が必要な課題などを瞬時に抽出し、わかりやすい形式でまとめてくれます。これにより、仕事のスピードアップと正確な情報共有が可能となります。

NotebookLMを使った会議議事録作成の自動化

会議が終わった後の議事録作成は、どんな企業でも共通の悩みです。手書きでまとめたり、パソコンで入力したりすると、どうしても時間がかかってしまいます。しかし、NotebookLMなら資料を読み込むだけで自動的に必要な情報を整理してくれるため、作業時間を大幅に短縮できます。

基本的な使い方

まずは、音声の文字起こしや動画URLの入力といったシンプルな作業から始めることができます。専用の画面に会議資料をアップロードするだけで、NotebookLMは資料内の重要な情報を抽出し、決定事項、やるべきタスク、未解決の課題などをリスト化します。非常に分かりやすいレイアウトで表示されるため、誰でも簡単に内容を確認することができるのが大きな魅力です。

便利なプロンプト例

NotebookLMでは、あらかじめ用意されたプロンプト例を応用することで、作業の自動化がさらに実現しやすくなります。例えば、以下の指示文を使うと、会議資料から必要な情報を自動抽出することができます。

# 指示
選択した会議資料から以下を抽出してください。
- 決定事項（箇条書き）
- タスク一覧（表形式：タスク内容, 担当者, 期限）
- 未解決課題（箇条書き）

このプロンプト例を活用すれば、通常1時間かかる作業がたった数分で完了します。操作は非常にシンプルなので、初めて取り組む方でも戸惑うことなく実践可能です。

NotebookLMを使ったその他の業務効率化

営業トークスクリプトの自動生成

NotebookLMは、会議議事録作成以外にも、営業資料や提案書から自動的にトークスクリプトを生成する機能があります。例えば、営業現場でよく必要とされるスクリプトをAIが瞬時に構成し、各シーンに合わせた最適な文言を提供してくれます。資料を読み込む作業は同じなので、手間が軽減されるとともに、話す内容の一貫性も保たれます。

社内ナレッジ共有とFAQ対応

また、社内でのナレッジ共有にもNotebookLMは大変有効です。例えば、社内マニュアルやよくある問い合わせ（FAQ）の文書をアップロードすれば、チャットボットのような働きをして、瞬時に適切な回答を返してくれます。これにより、人事や総務といった部門での問い合わせ対応がスムーズになり、業務効率が向上します。

活用のポイントと注意点

NotebookLMを日々の業務に取り入れる際のポイントは、初期設定や資料のアップロード方法をしっかり確認することです。最初は使い方に不慣れな方もいるかもしれませんが、実際の運用を通じて徐々に慣れていくことが大切です。

注意点として、NotebookLMは提供された資料のみをもとに解析するため、資料の内容が正確であることが前提となります。また、情報の整理が得意な反面、ユーザー自身での最終確認は欠かさないようにしましょう。これにより、見落としがちな点や補足が必要な部分をしっかりとカバーすることができます。

下記の内容は参考にした情報を元に作成しておりますので、実際の運用方法について不明点がある場合はそれぞれの参照元もご確認ください。

外部リンク一覧

NotebookLMで新たな業務効率化に挑戦しよう

ここまでNotebookLMを中心とした業務効率化の方法についてご紹介してきました。議事録作成やタスク管理、さらには営業資料の活用まで、幅広いシーンで活用することができるNotebookLMは、効率的な働き方を実現するための非常に優れたツールです。

初めての方でも、これなら自分でもチャレンジできそうと感じていただけるはずです。シンプルな設定と操作で、日常の煩雑な作業を大幅に軽減し、時間を有効に活用するチャンスです。ぜひ一度、NotebookLMを試してみてください。今なら手軽に業務効率をアップすることが可能です。あなたの仕事の環境を変える第一歩を踏み出しましょう！

【参考情報】

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さあ、今こそ新しい業務効率化への一歩を踏み出してみませんか？NotebookLMを活用して、日常の作業をもっとスマートに、そして快適にしていきましょう。あなたのチャレンジを心より応援しています！