NotebookLMで業務効率化を実現！誰でも簡単に取り組める方法を徹底解説
日々の業務で「手間がかかって困る」「大事な情報が埋もれてしまう」と感じたことはありませんか？NotebookLMは、会議の議事録作成やプロジェクト管理、社内での情報共有をスムーズに行えるAIツールです。この記事では、使い方の基本から実践例、さらに誰でもすぐに取り入れられる具体的な運用方法まで、わかりやすく解説しています。初心者の方でも理解しやすく、すぐにチャレンジできる内容になっていますので、ぜひ参考にしてください。
会議議事録の自動生成で作業の負担を減らす方法
会議の議事録を手作業でまとめるのは大変です。重要なポイントを見逃さず記録するのは、参加者全員にとっても負担となります。NotebookLMを活用することで、会議後に自動的に議事録を生成できるため、情報の整理・共有が驚くほど簡単になります。
自動生成の基本的な流れ
まず、録音した音声や動画、または会議の文字起こしデータをNotebookLMにアップロードします。ツールは、会議中に出た決定事項や、担当者が取り組むべきタスク、そして未解決の課題を自動的に抽出し、わかりやすい形式で出力してくれます。以下は、実際に利用する際の具体的な指示例です。
# 指示
- 資料：会議の文字起こし
- 抽出条件：
- 決定事項
- タスク（「誰が」「何を」「いつまでに」行うか）
- 未解決の課題
- 出力形式：
- 決定事項リスト
- タスクリスト（表形式）
- 未解決の課題リスト
この方法を導入すれば、手間のかかる議事録作成作業が自動化され、ミスも大幅に減少します。誰が何を担当すべきか、またどのタスクが遅れているのかをすぐに把握できるため、後からの確認作業にも時間を取られません。
プロジェクト管理の一元化で業務の見える化を実現
複数の資料や計画書、タスクリストがばらばらに存在していると、進捗状況を把握するのが難しいものです。NotebookLMを活用すれば、これらの資料をひとつのノートブックにまとめ、プロジェクト全体の流れを一目で確認できるようになります。
整理された情報でミスを防ぐ
資料や議事録、そしてToDoリストをNotebookLMに統合することで、各担当者の進捗状況や全体のスケジュールが明確に整理されます。例えば、以下のような運用方法があります。
- すべてのプロジェクト情報を一元管理するノートブックを作成
- 毎回の会議で更新された情報をすぐに追加
- 進捗状況を定期的にチェックし、タスクの優先順位を再確認
この仕組みは、情報の抜け漏れリスクを軽減し、誰でもプロジェクトの現状を把握できるようになるため、チーム全体の連携力が向上します。
社内ナレッジベースの活用で迅速な情報提供を実現
新人やサポート担当者が困ったとき、社内にあるマニュアルや手順書を探すのは手間がかかるものです。NotebookLMにこれらの資料をアップロードしておけば、社内の誰でも必要な情報にすぐアクセスできる環境が作れます。
質問への迅速な対応が可能に
たとえば、下記のような使い方が考えられます。
- よくある質問や問い合わせ内容をまとめたFAQを作成
- 各種マニュアルや手順書を時系列で整理し、キーワード検索で素早く必要な情報を発見
- 新しい従業員が入社した際に、NotebookLMを使って必要な情報を即座に提供
この仕組みを導入することで、従業員同士の問い合わせが減少し、各担当者が本来の業務に専念できる環境が整います。ITリテラシーに自信がない方でも、直感的な操作で必要な情報を引き出せるため、安心して利用が始められるのが魅力です。
導入のための具体的なステップと実践例
ここまで、NotebookLMの主要な活用方法を紹介してきましたが、実際に導入する際は以下の手順を参考にしてください。
1. 初めの準備
まずは、既存の会議資料やプロジェクト管理に関連するファイルを整理し、NotebookLMが扱いやすい形式に変換しておきましょう。紙の資料であればスキャンしてテキスト化するか、既にデジタルデータがある場合はそのまま利用できます。
2. NotebookLMの基本設定
ツールの設定画面で、どの情報を抽出するか、出力形式のカスタマイズなどを行います。初めはシンプルな設定で十分です。実際に少量のデータを使って試し、どのように結果が出るのかを確認してみるとよいでしょう。
3. 定期的なアップデートと運用
業務の内容が変わるにつれ、資料の形式や必要な情報も変化します。定期的にNotebookLMの設定を見直し、最新の状況に合わせた運用を行うことが大切です。また、ツールの操作方法に慣れていない場合は、社内で勉強会を開催し、活用事例を共有するのも有効です。
このように、NotebookLMはシンプルな操作でありながら、業務効率化に大きな効果を発揮します。特に、細かい指示をもとにした情報の抽出や、複数の資料の統合がスムーズに行える点は、誰でも実践しやすいポイントです。困りごとがあるときは、実際にツールを使って試してみることで、新たな発見や改善のヒントが見つかるでしょう。
まとめ：NotebookLMで未来の働き方を実現しよう
今回は、会議議事録の自動生成、プロジェクト管理の一元化、社内ナレッジベースの構築という3つの視点から、NotebookLMの活用法をご紹介しました。これらの方法は、いずれも日常業務の中で「こんな風にすればすぐに効率が上がるのでは？」と実感できる内容です。操作はシンプルで、すぐにでも取り組むことができます。
実際にNotebookLMを試してみることで、業務の「見える化」や「情報共有」が格段に楽になり、仕事にかける時間を大幅に削減できるはずです。もし「自分でもできるのか？」と不安に感じた方も、まずは一歩踏み出して、ツールの基本機能から試してみることをお勧めします。
さあ、あなたもNotebookLMを活用して、今までとは違ったスマートな働き方にチャレンジしてみませんか？
外部リンク一覧
NotebookLMを活用して、あなたの日々の業務をもっとスマートに改善してみましょう！まずは小さな一歩から始め、実際に体験することで「できる！」という実感を是非味わってください。